הפקת כנס באווירה טרופית מצריכה לא רק עיצוב מרהיב, אלא גם יצירת חוויה מלאה עבור המשתתפים. בעיצוב כנסים אלה, חשוב לשלב אלמנטים טבעיים, צבעים חמים ותכנים אינטראקטיביים שיביאו את התחושה הטרופית, ההרמונית והחווייתית אל תוך החלל. המפיקה סימון אלימלך, שביצעה את העיצוב לכנס "אלף גוונים של חופש" עבור קהילת התיירות של ישראל שהוקמה בין היתר ביוזמת חברת טרנובה, ספרת כיצד העיצוב משדר את רוח הים, החופש והטבעיות של מדינות טרופיות.
"בהפקה שילבנו אלמנטים טבעיים כדי ליצור אווירה טרופית אותנטית," מסבירה אלימלך. "השתמשנו בצמחייה עשירה הכוללת דקלים וצמחים ירוקים, שהעניקו לחלל מראה רענן וחי. קיאק פירות צבעוני ומעוצב הוסיף אלמנט חווייתי שמזכיר את השווקים המקומיים של סיישל, והכניס צבעים וטעמים לתוך האווירה."
העיצוב נבנה על שילוב של חומרים טבעיים כמו במבוק ועץ, שיצרו תחושה אורגנית וחמימה. בנוסף, ההשקעה בפרטים קטנים, כמו קיר המיתוג המפואר עם תמונת חוף עוצמתית, הכניסו את המשתתפים ישירות אל האווירה הימית והחופשית של מדינה כמו סיישל.
אחד האלמנטים שהפכו את העיצוב למשמעותי היה קיאק הפירות המעוצב, ששימש לא רק כאובייקט דקורטיבי, אלא גם כחלק מהחוויה הכוללת. הצגת פירות אקזוטיים בצבעים חמים וטעמים מרעננים הפכה את הקיאק לנקודה מרכזית, שתוך כדי השימוש בה, הוסיפה גם תצוגה חווייתית. "קיאק הפירות לא שימש רק כאלמנט דקורטיבי, אלא גם כחלק מחוויית האירוח, עם תצוגה מעוצבת ששילבה פירות אקזוטיים בצבעים חמים," אומרת אלימלך.
כשמדובר בכנסים, חשוב לא רק להשקיע בהיבט האסתטי של העיצוב, אלא גם להבטיח שהחלל יאפשר זרימה נוחה של המשתתפים. "שמנו דגש על שילוב אלמנטים עיצוביים שמאפשרים זרימה נוחה של המשתתפים בחלל" מציינת אלימלך. "הצמחייה הוצבה כך שתיצור הפרדה טבעית בין אזורים שונים מבלי להכביד על המרחב. קיר המיתוג תוכנן כך שישמש גם כרקע לצילומים, מה שהעצים את חוויית המשתתפים ויצר הזדמנויות למיתוג נוסף."
ההפקה חשבה גם על האיזון בין יופי ופונקציונליות. כדי לא ליצור עומס יתר בחלל, הציבו את קיאק הפירות בנקודה מרכזית ונגישה, כך שמשתתפים יכלו ליהנות מהחוויה מבלי להרגיש תחושת עומס. כל האלמנטים עוצבו כך שישתלבו בצורה הרמונית ויצרו את האווירה הנדרשת מבלי להפריע לתהליכים אחרים באירוע.
בחללים מוגבלים, יש צורך להשתמש בטכניקות עיצוב שיעניקו תחושת מרחב פתוח. "השתמשנו בטכניקות עיצוב שיוצרות תחושת מרחב פתוח," מסבירה אלימלך. "כמו הצבת מראות ותמונות פנורמיות של נופים טבעיים. הצמחייה הוקמה כך שתעניק עומק ועניין ויזואלי, מבלי לתפוס מקום רב."
העיצוב לא רק מתחשב במראה, אלא גם בתנאי מזג האוויר. החומרים שנבחרו היו עמידים למזג האוויר הלח והחם של מדינות טרופיות, כדי לשמור על נראות רעננה לאורך כל האירוע.
השראה לעיצוב נובעת ממחקר מעמיק על התרבות והנוף של היעד. כל פרט בעיצוב נבחר מתוך כוונה להחיות את תחושת סיישל ומאוריציוס למשל. "השראה לעיצוב נובעת מהחוויה שרוצים ליצור עבור המשתתפים", מסבירה אלימלך. "התמקדנו בהבאת התחושה של מדינות טרופיות על ידי שילוב צבעים, חומרים ואלמנטים חווייתיים שמפעילים את כל החושים."