חללי העבודה הביתיים עוברים שדרוגים. איך נתכנן אותם?

אין ספק ששיטות העבודה המודרניות עוצבו מחדש בשנים האחרונות. הדיון סביב מבנה העבודה העתידי הנכון עודנו נסוב, כאשר תוצאות המודלים של עבודה היברידית נבחנות על ידי מיטב המוחות ומנכ"לי החברות והתאגידים הגדולים.

IDC מדווח למשל כי 41% מהארגונים ב) EMEA -אירופה, אסיה והמזרח התיכון) עובדים כעת מהמשרד כ- שלושה ימים בשבוע. משמע המציאות היא שאינטראקציות רבות בין העובדים ימשיכו להיות היברידיות ולכן מנהלי חברות צריכים לשקול השקעה בטכנולוגיה שתקשר בצורה הפרודוקטיבית ביותר בין אלו שבבית לאלו במשרד. הדבר רלוונטי במיוחד בישראל שבימים אלו רבים מתושביה עדיין עובדים מהבית לאור הימשכות הלחימה.

כאמור ארגונים רבים כבר הבינו שפרודוקטיביות במקום העבודה לא נמדדת בזמן השעות של עובדים במשרד, אלא בהיקף הכולל של התוצאות החיוביות. מה שאומר שאנו נצטרך לג'נגל בין הבית למשרד ולשמור על פרודוקטיביות גם שם וגם שם.

" Dell התכוננה וצפתה את התרחיש בו כולם עובדים מהבית וכל זאת על בסיס מחשבים ותשתיות הענן של החברה. מראשית דרכה, החברה פועלת לפתח מערכות טכנולוגיה אשר יאפשרו עבודה יעילה מרחוק, וחדשנות פורצת דרך שתייעל את תהליכי הייצור ותעמוד בשורה אחת עם האינטרסים הכלכליים של הארגונים מחד, אבל גם תשפר את רווחת העובדים ואיכות חייהם מאידך", אומר ליאור פוני מנכ"ל חברת DELL ישראל שדוגלת במודל.

פוני מוסיף: "על בכירי התעשיה להבין שהעתיד הולך בכיוון אחד. חשיבות רווחת העובדים וההבנה כי איזון נכון וראוי בין סביבת הבית לעבודה (Work Life Balance), רק יכול להביא להגדלת שביעות רצונם ובכך גם תגדל גם התפוקה. הטכנולוגיה מתקדמת ותשפר את אותו הממשק המקשר בין העובדים ולבטח תוכל להתמודד עם אתגרים כאלו במידה והם קיימים כיום. אל לנו לעצור את הקדמה אלא להמשיך ולתור אחר פתרונות בכדי לזרז אותה ובכך לשפר את איכות החיים של כולנו".

כאמור לאור המציאות החדשה, ארגונים רבים החלו להשקיע בעיצוב מחדש של מקום העבודה כדי לנצל טוב יותר את החללים בהם. למעשה, לפי IDC, 55% מהארגונים העולמיים צפויים לתכנן מחדש את משרדי העבודה שלהם עד 2024.

חשיבה על האופן שבו חללי משרדים משומשים בפועל על ידי עובדים יכולה לספק רמזים כיצד להגדיר מחדש את השטח הפנוי. לדוגמה, ניתן לשפר את שיתוף הפעולה על ידי התקנת שקעי חשמל, מסכים ויציאות למחשבים במיקום אסטרטגי יותר באזורים שבהם עובדים בדרך כלל מתאספים לפגישות. היכולת לחבר התקנים, להציג מידע בבירור, ולגרום לכל חברי הצוות לשמוע ולהאזין באופן שווה, חשובה במיוחד עבור צוותים היברידיים, כך שעובדים במקומות אחרים לא יפספסו מידע חיוני עקב חיי סוללה חלשים.

גורם מפתח נוסף ליצירת אינטראקציות היברידיות פרודוקטיביות הוא הבטחת קישוריות אוניברסלית ברחבי המשרד. IDC צופה שעד לשנת 2025, 65% מחברות ה- G2000 יחשיבו את הנוכחות הדיגיטלית (מרחוק) שלהן שווה ל"חיים האמיתיים" (מפגשים פיזיים) בכל כוח העבודה המעורב שלהן, מה שמאותת שעבודה היברידית עדיין תשחק חלק מרכזי באופן שבו אנו משתפים פעולה.

משמעות הדבר היא שחדרים צריכים להיות מתוכננים מתוך מחשבה על אינטראקציות היברידיות, עם פתרונות טכנולוגיים המספקים איכות וידאו וסאונד צלולה מתקדמים, זה יכול להפחית את ה"פיגור" בין אינטראקציות אישיות והיברידיות.

"מאז תקופות הקורונה ועד היום, מצאנו את עצמנו מנהלים חיי עבודה שלמים מפינת האוכל או הסלון הביתי, יחד עם הילדים ושיעורי הבית, ארוחות צהרים משולבות בפגישות זום רבות משתתפים", מסבירה מעצבת הפנים אורית ניר שוורץ, "אנחנו מתמודדים עם חוסר ההפרדה בין חיינו האישיים והעבודה, בניסיון להיות יעילים, להתרכז, ובו זמנית לא להפריע לשאר בני הבית ולקוות שהם לא יפריעו לנו. הפתרונות שצצו ממשיכים לשרת אותנו כאשר חברות וארגונים רבים עברו לעבודה היברידית, שבה עובדים חלק מהזמן מהבית. היום כאשר מתכננים או משפצים בית כמעט תמיד זה יכלול פינת עבודה או חדר עבודה.

על פי ניר שוורץ, בשלב ראשון המיקום של פינת העבודה בבית צריך להיות מואר ושקט ולטענתה, לא מומלץ לתכנן פינת עבודה באזור חדר השינה אליו מגיעים בסוף היום כדי לנוח. "האנרגיות בחדר השינה שונות מאלו של סביבת העבודה. אם אין חדר נפרד ניתן לתחום אזור בחלל הציבורי בבית כמו קצה הסלון, פרוזדור רחב ידיים או מרפסת סגורה".

ניר שוורץ מסבירה כי "עומק שולחן העבודה לא צריך להיות גדול - 60 ס"מ (עומק של ארון בגדים) יספיקו, בפרט שהיום ממעטים להשתמש בניירת ובעיקר צריכים מקום ללפטופ. ולכן נישה לארון היא אופציה טובה לפינת עבודה. גם שולחן מתקפל הוא אופציה שמאפשרת לא לתפוס מקום בזמן שלא עובדים, ובתנאי שיש מקום לאחסון הציוד. כך או כך צריך לבחור מקום שבו יש לכיסא לפחות 90 ס"מ לתזוזה מקצה השולחן. הכיסא שבוחרים צריך להתאים למשך הזמן שבו ישבו עליו. לשעות ממושכות יש לבחור בכיסא משרדי נוח במיוחד הנותן תמיכה טובה. לעיתים אנשים מעדיפים כסאות מעוצבים שאינם נוחים ומתאימים לזמני ישיבה קצרים של עד שעה. לכן חשוב לאפיין כמה זמן ברציפות נחוץ לנו לשבת בפינת העבודה."

"אם ניתן לשבת ליד חלון ולא מולו, זה מצוין", היא ממשיכה: "אבל גם אם לא יש לדאוג לגוף תאורה עם טמפרטורת אור של כ- 3000 קלווין לפחות המדמה אור יום, ואם אפשר אפילו 4000 קלווין. במידה ופינת העבודה מצויה בקצה הסלון או בחדר האורחים רצוי מאד להשתמש בדימר וכך לשלוט בגוון ובטמפרטורת האור בהתאם לשעה, לשימוש ולסיטואציה".

"יש להשקיע מחשבה באפיון פינת העבודה גם במה שקשור לציוד, כמו מדפסת, מסך, מצלמה ועוד. זה עשוי לדרוש הוספת שקע חשמלי או שקע תקשורת. אם לא נמצאים בשיפוץ יש לבדוק עם חשמלאי האם ניתן להעביר כבילה (דרך תעלה) לאזור הדרוש. גם הצבע תמיד מוסיף, ויסייע לתחום את פינת העבודה בנפרד משאר החלל. ליצור מעיין חלל בתוך חלל.צביעת הקיר אליו מוצמד שולחן העבודה בצבע שונה תגדיר את האזור, ואם נמצאים סמוך לפינת החלל - גם צביעת הקיר הניצב. הוספת צמחיה סביב אזור העבודה תתרום לאווירה נעימה גם לפינה עצמה וגם לחלל כולו. מדפים תלויים מעל לשולחן יתנו מעין מסגרת לקיר העבודה. כדאי לאבזר אותם במעט ספרים, חלקם עומדים וחלקם שוכבים, ומספר קטן של פסלונים ועציצים קטנים. הדגש כאן הוא על מעט, ולשמור על מראה אוורירי. קלסרים ניירת והרבה ספרים יש לשמור בארון סגור".