בהגדרתו, קבלן שיפוצים הוא איש מקצוע שעבר הסמכה, ונרשם על פי חוק בפנקס הקבלנים במשרד הבינוי והשיכון ומחזיק ברישיון לעסוק בענף השיפוצים. סמכויותיו ותחומי אחריותו הם רבים ומגוונים וכוללים בין היתר אחריות על אנשי המקצוע השונים שפועלים בשטח ומבצעים את עבודות האינסטלציה, החשמל, הגבס, הריצוף, עבודות הטיח והצבע ועוד. במסגרת אחריותו הוא גם זה שייקח אחריות לכל ליקוי שהתרחש במהלך השיפוץ וגם לאחריו.
אז איך בוחרים קבלן מהימן ומה עליכם לבדוק מבעוד מועד אתם שואלים? לדברי סיב, בראש ובראשונה צריך להגדיר את גבולות התקציב: "במדינת ישראל יש חוק וכל עבודה שעלותה מוערכת במעל 47,000 שקל לפני מע"מ, מחייבת עבודה עם קבלן שרשום בפנקס הקבלנים של משרד הבינוי והשיכון. בכדי לקבל את אותו רישיון עליו לעבור סדרת מבחנים ולהצטייד בתעודת יושר, ואם חלילה לא יעמוד בסטנדרטים שקבע המשרד עלולים לשלול לו את הרישיון".
"בדקתם ואכן יש לקבלן רישיון? בשלב הבא עליכם לבדוק את סיווגו: קבלן שיפוצים 131 א ק רשאי לבצע עבודות עד לסכום 408,000 שקל לכל פרויקט (לפני מע"מ), בעוד קבלן שיפוצים 131 א 1 ראשי לבצע עבודות בהיקף של עד 1,843,000 שקל לכל פרויקט, לפני מע"מ. ישנם גם סיווגים גבוהים יותר בענף השיפוצים - לעבודות עד 3,690,000 ואף למעלה מכך. חשוב מאוד לדרוש לראות את סוג הרישיון כבר בשלב הגשת המפרטים הטכניים וכתב הכמויות לתמחור, לבדוק שהוא אכן ראשי לנהל פרויקט בסדר הגודל הצפוי ולקחת בחשבון שבמידה והוא לא, מדובר בעבירה על החוק.
"בנוסף, מומלץ שאותו קבלן יהיה חבר בהתאחדות קבלני השיפוצים- הגוף היציג, הרשמי והחוקי בענף כך שאם במהלך השיפוץ יתגלעו חלילה מחלוקות ניתן יהיה להסתייע במוסד הגישור והבוררות של הארגון שתפקידו לעשות סדר בדברים ולקבוע על מי מושתת בפועל האחריות".
בתוך כך חשוב גם לקבל המלצות על אותו גורם ויותר מכך, לגשת לפרויקטים שבנייתם הסתיימה ולבחון את טיב העבודות, כך תוכלו לאמוד את איכות הביצוע, את רמת הפינישים וכיוצא בזה. בשלב זה חשוב להסתייע בשירותי מעצב או מעצבת הפרויקט - איש או אשת מקצוע בעלי עין מקצועית שתפקידם לבחון כל פרט ולהיות ערים לאינספור פרמטרים שלרוב אדם מן הישוב כלל לא ידע על קיומם וחשיבותם.
לשיטתה של מעצבת הפנים ובעלת ביה"ס ללימודי עיצוב פנים ברברה ברזין, "הם אלה שידעו לשאול את השאלות הנכונות: האם הקבלן בעל מוסר עבודה ונתפס כאדם אמין? עד כמה הוא אכן עמד בלוחות הזמנים שהוגדרו מראש?, האם שלף שפנים מהכובע תוך כדי תנועה ודרש תוספות? ועוד. בתוך כך, לא פעם ישנם פערים גדולים תמחור העבודות בהצעות המחיר של הקבלנים השונים וצריך להבין מהיכן הוא נובע. לעיתים הפער הוא תלוי איכות החומרים אך בכל מקרה, בשורה התחתונה מתפקידיהם של המעצב והלקוחות לבחון את כלל המשתנים ולקבל החלטות מושכלות.
"עם קבלת סט התכניות, המפרט הטכני וכתב הכמויות קבלן מנוסה ואיכותי ייגש לנכס ויבחן לפרטי פרטים במה הדברים אמורים", מסבירה ברזין, "כך למשל את אפשרויות השינוע ויאתר מבעוד מועד לפחות חלק מהאתגרים הקיימים. בתוך כך, במידה ואיתר שגיאה בתכנית עליו להרים דגל אדום ולהאיר את תשומת ליבו של המתכנן עוד בטרם תחילת העבודות".
"עם כל הכבוד לתיאוריה, יש את החיים עצמם ואת דינמיקת הביצוע ופרויקט שהוגדר כ-X יכול בקלות להיגרר ל-Y. על הקבלן והמעצב למזער מבעוד מועד ככל הניתן את מבול השינויים כדי להישאר בגבולות הגזרה של התקציב ולוחות הזמנים. יתרה מכך, כבר משלבים מוקדמים של העבודה על הקבלן לבצע יומן עבודה יומי בו יפרט את השתלשלות האירועים, כך כל הנוגעים בדבר יהיו מעורים בכל הפרטים וזהו מתכון למניעת תביעות וחיכוכים", מסביר סיב.
בהמשך לדבריו של סיב, לשיטתה של ברזין תפקידה של המעצבת הוא בין היתר לשמור על כל הצדדים ועליה לבצע ליווי ובקרה שוטפים, ודאי לפני ובמהלך שלבים אסטרטגיים בפרויקט עליה לעגן ולתעד כל בלת"ם ולדרוש מהקבלן התחייבות ללוח הזמנים ולעלויות הטיפול בבעיה שהתגלתה. יחד הם גם יבהירו על מי מושת התשלום. כך, ביום פקודה הלקוח אינו מופתע.
לקוחות רבים שואפים להוזיל עלויות על ידי העסקת קבלני משנה ולדברי ברזין וסיב מדובר בטעות קשה שעשויה לגרור אחריה הרבה מאוד בעיות: "במקרים כאלה יש הרבה דברים שנופלים בין הכיסאות ובעוד שמנסים לחסוך משלמים למעשה ביוקר: לא באמת ברור מי אחראי על מה, נוצרות באתר מלחמות רחוב ועולות טענות על חבלה בעבודה, פשוט כי אין גורם אחד שיעשה סדר בדברים. לכן, חשוב להיעזר בשירותיו של קבלן ראשי שאחראי על הפרויקט מא' ועד ת'- הוא זה שמתמחר כל שלב (מהריסה ובינוי ועד ניקיון האתר והתנהלות מול השכנים) הוא זה שאחראי להביא את קבלני המשנה, להתנהל מולם ולפתור כל בעיה שנקרית באתר. עליו גם לפרק את ההתקנות במידה ואינן נעשות על פי תכנית".
המלצתם של ברזין וסיב היא לא לשלם לאיש מראש: "התשלום צריך להתבצע בסיום כל שלב ועל פי התקדמות העבודות. התשלום הסופי יתבצע עם סיום העבודה ומסירתו ללקוח. קבלן אמין יעמוד בתנאי תעודת האחריות שסיפק בראשית התהליך ויגיע לבצע תיקונים גם אחרי המסירה כמתחייב. בסופו של דבר מדובר בבני אדם שמנהלים יחד את אחד התהליכים המורכבים ביותר שבעלי הנכס יחוו במהלך חייהם לכן חשוב לדעת להתנהל בהגינות לכל אורכו ולהיות פתוחים לשינויים שוודאי יקרו במהלכו".